De verschillende fases in het functioneringsgesprek

De voorbereiding

Het is belangrijk dat je het functioneringsgesprek voorbereidt door je functiebeschrijving grondig door te nemen. Hierin vind je de taken en competenties die van iemand in jouw functie verwacht worden. In sommige organisaties wordt er gevraagd om in de voorbereiding ook reeds een zelfevaluatie maken door bijvoorbeeld elk van de competenties een score te geven.

De leidinggevende doet op zijn beurt hetzelfde zodat de grote verschillen in de evaluatie kunnen dienen als discussiepunten voor het gesprek. De score zelf is niet belangrijk omdat het evalueren in het functioneringsgesprek niet belangrijk is. Wel is het belangrijk om de grote verschillen qua inschatting duidelijk te maken en te bespreken.

Het gesprek zelf

In het gesprek wordt er verwacht dat zowel medewerker als leidinggevende hun bijdrage leveren op basis van hun eigen voorbereiding. Door elkaar feedback te geven kunnen ze beter begrijpen waar de knelpunten zitten maar nog belangrijker waar ook de sterktes van de onderlinge samenwerking liggen.

Het is niet noodzakelijk dat medewerker en leidinggevende tot een concensus komen omtrent de score van een competentie. Wel is het belangrijk dat grote verschillen besproken worden en dat er de nodige afspraken gemaakt worden om die bepaalde competenties te ontwikkelen.

Indien er voor veel competenties de nood voor ontwikkeling gedetecteerd wordt, kiezen de medewerker en leidinggevende de competenties met de meeste prioriteit. Voor die competenties gaan ze dan de een realistische ontwikkelingsdoelstelling bepalen met de bijhorende acties en streefdata. Deze afspraken worden in het Persoonlijke Ontwikkelingpslan genoteerd.

Verslag functioneringsgesprek

Na het gesprek is het ook belangrijk dat de gemaakte afspraken rond ontwikkeling en de eventuele aanpassingen ivm de doelstellingen ook geformaliseerd worden in een verslag. Dit verslag dient als referentie voor de weerslag van het gesprek en blijft er beschikking van zowel de medewerker als de leidinggevende. In de meeste gevallen heeft de personeelsdienst ook toegang tot dit verslag.

Dit verslag kan dan in een volgend gesprek ook als leiddraad gebruikt worden om na te kijken of de gemaakte afspraken nagekomen zijn.